W ubiegłym tygodniu, gdy przypadki COVID-19 rozprzestrzeniały się na całym świecie, miliony ludzi przeniosły się do pracy zdalnej. Byliśmy tam z nimi. Od Mediolanu po Polskę, dziesiątki tysięcy pracowników Microsoft w obszarach dotkniętych problemem zaczęło pracować z domu. Wielu naszych klientów poprosiło nas o udostępnienie szczegółów, w jaki sposób umożliwiamy pracę zdalną tak dużej sile roboczej.
Kiedy ludzie pytają mnie o moją pracę, mówię im, że mój zespół i ja oraz każdy pracownik Microsoft ma narzędzia, zasoby i rozwiązania, które są tak produktywne, kreatywne i bezpieczne, jak to możliwe – pracując z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Przez ostatnie kilka lat oznaczało to nadzorowanie podróży Microsoftu do chmury. Dotarcie tam wymagało zarządzania tożsamością i dostępem do sieci dla wszystkich użytkowników; pomaga zapewnić, że urządzenia używane do uzyskania dostępu do sieci są bezpieczne i zdrowe; i zapewnić użytkownikom dostęp do potrzebnych aplikacji zwiększających wydajność.
Poniżej przedstawiłem niektóre z najlepszych sposobów umożliwiających pracę zdalną w firmie Microsoft. Mam nadzieję, że okażą się one przydatne, ale rozumiem również, że Microsoft ma zasoby IT, których wielu liderów IT może nie mieć. Co więcej, każda firma znajduje się na innym etapie podróży do chmury. Może tożsamość i zarządzanie urządzeniami są Twoimi najważniejszymi priorytetami lub uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) lub wirtualizacja pulpitu. Może pracujesz nad wzmocnieniem dostępu do zasobów za pośrednictwem przeglądarki. Każdy lider IT musi określić priorytety, aby umożliwić wydajność z dowolnego miejsca w całej organizacji. Rozumiemy to i chcemy pomóc. Dzięki temu przejdźmy do 9 najlepszych sposobów, w jaki nasz zespół umożliwia pracę zdalną.
1. Tożsamość użytkownika i dostęp
Wszystko zaczyna się od zarządzania tożsamościami. Mamy hybrydowe środowisko, które pomaga nam zarówno zachować, jak i rozwinąć istniejące systemy, jednocześnie korzystając z chmurowej płaszczyzny sterowania, aby umożliwić ludziom wydajną i bezpieczną pracę. Niezależnie od tego, czy są pracownikiem, partnerem czy dostawcą, każdy użytkownik, który musi uzyskać dostęp do sieci korporacyjnej, otrzymuje konto podstawowe zsynchronizowane z usługą Azure Active Directory (Azure AD). Aby dowiedzieć się więcej o naszych praktykach zarządzania tożsamością i dostępem, sprawdź naszą Prezentację IT obejmującą tożsamości użytkowników i bezpieczny dostęp.
2. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA)
MFA jest wymagane, aby uzyskać dostęp do dowolnego zasobu korporacyjnego w firmie Microsoft. Gdy użytkownik łączy się zdalnie z naszą domeną za pomocą swoich poświadczeń służbowych Microsoft na zarządzanym przez nas urządzeniu, MFA jest prawie przezroczyste. Oferujemy trzy metody uwierzytelniania: oparte na certyfikatach wirtualne i fizyczne karty inteligentne, Windows Hello for Business (z PIN-em lub biometrycznym logowaniem) oraz Azure Multi-Factor Authentication. Więcej pod tym adresem.
3. Zarządzanie urządzeniami
W Microsoft zarządzamy szeroką gamą urządzeń, w tym Windows, Mac, Linux, iOS i Android. Podobnie jak wielu z was, przechodzimy na środowisko zarządzania w pełni oparte na chmurze. Wprowadzając tę zmianę, stosujemy podejście wspólnego zarządzania z Microsoft Endpoint Manager (MEM). MEM integruje Microsoft Intune i Configuration Manager w jednej konsoli, w której możesz zarządzać wszystkimi punktami końcowymi i aplikacjami oraz podejmować działania, aby zapewnić ich bezpieczeństwo i niezawodność.
Ponieważ więcej pracowników pracuje zdalnie i na różnych urządzeniach, ważne jest, aby wspierać scenariusze „zabierz ze sobą własne urządzenie” (BYOD). Oferujemy samoobsługową rejestrację, aby użytkownicy mogli szybko i łatwo dołączyć do usługi Azure AD i zarejestrować się w MEM, aby uzyskać dostęp do zasobów firmy. Po zarejestrowaniu MEM stosuje odpowiednie zasady, na przykład w celu zapewnienia, że urządzenie jest szyfrowane silnym hasłem i ma certyfikaty umożliwiające dostęp do takich rzeczy jak wirtualne sieci prywatne (VPN) i WiFi. MEM może również zapewnić, że urządzenia przestrzegają zasad, rejestrując status zgodności kondycji urządzenia w usłudze Azure AD podczas przetwarzania uwierzytelnienia użytkownika. Aby uzyskać wskazówki dotyczące wdrażania i korzystania z MEM, Twoje zespoły mogą sprawdzić naszą dokumentację i samouczki MEM.
4. Aplikacje zwiększające wydajność
Dzięki tym fundamentom zachęcamy naszych pracowników do pracy w chmurze. Jest to szczególnie ważne dla naszej dużej populacji pracowników informatycznych pracujących zdalnie. Microsoft 365 umożliwia użytkownikom dostęp do zasobów i udostępnianie plików aplikacjom Office w Internecie, na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych, domyślnie przechowując ich zawartość w chmurze. Outlook Mobile, Microsoft Teams i OneDrive są wdrażane na wszystkich naszych urządzeniach korporacyjnych, dzięki czemu ludzie mogą uzyskiwać dostęp do swoich e-maili, kalendarzy i plików w Eksploratorze plików w systemie Windows, Finderze na komputerze Mac i aplikacjach Office na urządzeniach mobilnych. Ułatwiliśmy użytkownikom zapisywanie plików w OneDrive w taki sam sposób, jak tradycyjnie zapisywali pliki na dysku C: było to kluczem do przeniesienia plików do chmury. Nasi użytkownicy mogą teraz także współtworzyć i komentować w czasie rzeczywistym dokumenty w chmurze, co okazało się niezwykle przydatne dla rozproszonej siły roboczej.
5. Spotkania i współpraca
Wszyscy w Microsoft używamy Teams codziennie do czatów, spotkań, połączeń i współpracy. Teraz, gdy pracujemy zdalnie, byliśmy w stanie utrzymać produktywność, ponieważ jesteśmy przyzwyczajeni do cyfrowego obszaru roboczego. Każde spotkanie jest teraz spotkaniem Zespołu, często z wideo. Używamy funkcji, takich jak rozmycie tła, aby zablokować nasze niegrzeczne dzieci, nasze szczekające psy i nasze niedopasowane meble. Kiedy staramy się pomóc naszym klientom przygotować się do pracy zdalnej, przekonaliśmy się, że umiejętność nagrywania spotkań stała się niezbędna. Wszyscy uczestnicy mają dostęp do nagrań spotkań, które przegapili, a następnie słuchają najbardziej odpowiednich części. Opieramy się również na środowisku Microsoft 365, aby umożliwić pracownikom współpracę poprzez samoobsługowe tworzenie grup lub zespołów Office 365 w ramach zespołów, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniego bezpieczeństwa, zgodności i zarządzania. Aby dowiedzieć się więcej o naszym doświadczeniu umożliwiającym zdalną pracę z Teams, sprawdź nasz post IT Showcase.
6. Dostęp do aplikacji biznesowych (LOB)
Microsoft przeprowadził migrację większości naszych starszych aplikacji do chmury. Ale nawet w przypadku większości aplikacji dostępnych w chmurze, niektóre nadal wymagają VPN. Ponadto wdrażamy wirtualny pulpit systemu Windows i rozszerzamy tę ofertę, aby obsługiwać urządzenia, z których chcą korzystać nasi programiści (więcej na ten temat w dalszej części postu). Aby dowiedzieć się więcej o Windows Virtual Desktop, możesz wskazać swoim zespołom ten samouczek.
7. Monitorowanie usług
Przy zwiększonym obciążeniu i użyciu tak wielu osób pracujących zdalnie monitorowanie usług okazało się kluczowe dla zapewnienia, że wszystko działa tak, jak powinno. Uważnie monitorujemy wydajność aplikacji i sieci oraz wbudowaliśmy monitorowanie telemetrii produktu do każdego rozwiązania, abyśmy mogli sprawdzić raportowanie pod kątem wskaźników zadowolenia użytkowników i zmian w zachowaniu usług.
8. Zarządzanie kulturą i zmianami
Praca zdalna może stanowić wyzwanie dla utrzymania zdrowej kultury pracy i zarządzania zmianami. Nowoczesne platformy społecznościowe i angażujące mogą pomóc w usłyszeniu komunikatów, widocznym przywództwie i dzieleniu się najlepszymi praktykami. W naszej firmie Satya Nadella i inni menedżerowie łączą się z organizacją za pomocą wydarzeń na żywo i usługi Yammer. Nasz zespół zorganizował niedawno 18-godzinne globalne wydarzenie na żywo, aby zwiększyć kontakty pracowników, zaangażowanie i naukę. Uczymy pracowników, jak używać Yammer do budowania społeczności łączących ludzi w różnych zespołach. Na przykład niedawno utworzyliśmy grupę Yammer do pracy w domu (WFH) z poradami i wskazówkami dotyczącymi przejścia na pracę zdalną.
Oto niektóre z głównych punktów, które podkreślamy w naszej edukacji użytkowników końcowych:
- Zapisz pliki w chmurze, abyś mógł współtworzyć w ramach pakietu produktów Office 365. Użytkownicy powinni zapisywać pojedyncze dokumenty i wersje robocze w OneDrive, gdzie pliki są domyślnie prywatne, ale można je udostępniać. Powinny zapisywać udostępnione dokumenty w zespołach lub witrynach SharePoint, w których pracuje grupa.
- Udostępniaj linki zamiast załączników w e-mailu, aby upewnić się, że wszyscy korzystają z najnowszej wersji dokumentu.
- Wykorzystaj w pełni Microsoft Teams. Mówimy użytkownikom, aby myśleli o Teams jak o wirtualnym biurze. Zawieś każde połączenie i spotkanie w Teams. Do rozmów na poziomie zespołu używaj kanałów zamiast czatów e-mailowych lub grupowych. Włącz aparat, aby łączyć się podczas spotkań. Używaj wydarzeń na żywo do większych spotkań. Jeśli Twoja organizacja na to pozwala, nagraj spotkania, aby uzyskać dostęp do transkrypcji później. Przypominamy również, że spotkania Zespołów nie są przeznaczone tylko dla małych grup. Mogą to być zarówno nieformalne „przerwy kawowe” w kanałach, jak i wysoce współpracujące kwartalne planowanie stron z udziałem setek lub więcej pracowników.
9. Projektowanie dla określonych ról
Wiele omawianych przez nas zasobów przynosi najwięcej korzyści pracownikom informacji. To ma sens, mamy wiele takich w Microsoft. Ważne jest jednak, aby umożliwić innym pracownikom również pracę zdalną.
Programiści: Inżynierowie muszą być w stanie współpracować przy kodzie i budować przepływy pracy w Teams do zdalnej współpracy. Mamy wielu programistów, którzy zazwyczaj pracują wyłącznie na komputerach stacjonarnych. Dostarczamy im laptopy z rozwiązaniem WVD, dzięki czemu mogą zdalnie korzystać ze swojego środowiska programistycznego.
Centrum telefoniczne i biuro pomocy: W firmie Microsoft mamy działy pomocy technicznej oraz techników internetowych. Wszystkie mają komputery zarządzane przez Microsoft, co pozwala tym, którzy zazwyczaj pracują na miejscu, natychmiast przełączyć się na model pracy zdalnej i zachować produktywność.
Pracownicy pierwszej linii: Kluczem jest połączenie wszystkich pracowników, aby mieli oni wiedzę niezbędną do podjęcia odpowiednich kroków dla siebie, klientów i społeczności. Zespoły służą jako pojedyncze centrum produktywności dla sprzedawców detalicznych i menedżerów w sklepach Microsoft Store, łącząc zdalne lokalizacje, digitalizując przepływy pracy i zapewniając pracownikom dostęp w czasie rzeczywistym do właściwych informacji we właściwym czasie. Podczas epidemii COVID-19 korzystają z aplikacji Portal sklepu w Teams, aby przekazywać najnowsze zasady i procedury, w tym aktualizacje warunków sanitarnych, zmiany personelu i status zdarzenia. Ponadto zespół sklepów korzysta z Teams do codziennych spotkań stand-up oraz do pytań i odpowiedzi ze współpracownikami i członkami zespołu, którzy prowadzą dialog i współpracę w zakresie kluczowych tematów.
Umożliwienie zespołowi pracy zdalnej jest ciągłym wyzwaniem i zdajemy sobie sprawę, że wyzwanie to jest różne dla każdej organizacji. Mam nadzieję, że przeczytanie o naszym podejściu było dla Ciebie przydatne i jak pisałem wcześniej w tym poście, chciałbym dowiedzieć się więcej o twoim. Aby podzielić się swoimi doświadczeniami, poproś innych specjalistów IT i partnerów o porady lub informacje oraz znajdź dodatkowe zasoby, dołącz do nowej społeczności Enabling Remote Work Tech. Kontynuujmy rozmowę!
