Na przewagę konkurencyjną składa się jakość produktu, cena, unikatowe pozycjonowanie, ale i wydajność organizacji. To jednak nie wystarczy – by rosnąć, firma musi nieustannie optymalizować procesy i wnikać głęboko we własną strukturę finansową. To dzięki temu nawet niewielkie firmy są w stanie obsługiwać największych klientów. Dowodem na to jest firma Ożóg Financial Services, która łączy najwyższą jakość usług księgowo-finansowych z pełnym wykorzystaniem możliwości cloud computingu. W jaki sposób? Zapraszamy do wywiadu z prezesem spółki, Rafałem Ożógiem.
Dzień dobry! Skąd pojawił się u Pana pomysł na własną działalność księgowo-analityczną?
Z wykształcenia jestem ekonomistą – pracowałem w bankowości, a następnie dużą część zawodowego życia poświęciłem audytom za granicą. Po powrocie do Polski byłem odpowiedzialny za wdrożenie procedur controllingu na użyteczność raportowania giełdowego i finansowego.
To tam powstała idea, aby założyć własną firmę. Inwestorzy, których poznałem podczas dotychczasowych wdrożeń, zauważyli, że systemy raportowania i kontroli, które wprowadzamy, mogą być wykorzystane w ich pozostałych spółkach – a wdrożone raportowanie pozwala im na szybką ocenę finansową danego podmiotu.
Jaki jest więc w tej chwili zakres Państwa usług?
Controlling, raportowanie, informacja zarządcza i wsparcie biznesowe. Nasi klienci to spółki z bardzo różnych branż; od marketingu, przez celowe spółki inwestycyjne, kancelarie prawne, fundusze inwestycyjne, spółki handlu detalicznego, producenci odzieży czy spółki IT. Zakres podmiotowy jest bardzo szeroki, ale to dlatego, że oferowane przez nas usługi i narzędzie, które udało się wspólnie zbudować, jest na tyle elastyczne, że w każdej branży jesteśmy w stanie wprowadzić raportowanie dostosowane do konkretnych potrzeb.
Nie byłoby to możliwe, gdyby nie współpraca z PC Soft, który tworzy dla nas system ERP, działający w oparciu o chmurę Microsoft Azure.
Czym zatem Ożóg Financial Services wyróżnia się na tle konkurencji?
Naszym wyróżnikiem jest świadczenie usług zintegrowanych; nie obsługujemy w tej chwili podmiotów, które korzystałyby tylko z księgowości.
Mamy spójny plan kont, który pozwala nam obsłużyć zarówno startup z 15 dokumentami miesięcznie, jak również jedne z największych grup kapitałowych na giełdzie. Łączymy szybkość i elastyczność klienta, z zachowaniem wszelkich norm prawnych i efektywną organizacją pracy. Klienci nie oddają np. procesu wystawiania faktur, my natomiast – poprzez schematy księgowe – mamy możliwość automatycznego rozksięgowania faktur w pełnej strukturze analitycznej i automatyczne raportowanie.
Co zadecydowało o wyborze ERP opartego o Chmurę Azure?
OżógFS pierwotnie funkcjonował z własnym serwerem i odpowiednią umową serwisową. Rozwiązanie to działało przez kilka lat do momentu, kiedy serwer nie zaczął być z jednej strony mało wydajny, a z drugiej – awaryjny. Wtedy zaczęliśmy się zastanawiać nad następnym krokiem, czyli zakupem kolejnego serwera, ale jednocześnie pojawiła się opcja wcześniej niedostępna; możliwość przeniesienia całego środowiska księgowego do chmury Microsoftu.
Biorąc pod uwagę, że OżógFS ma dwie lokalizacje – Warszawa i Świnoujście – od początku działaliśmy w trybie zdalnym. A dokładniej – zespół warszawski funkcjonował w „małej” chmurze, korzystając zdalnie z zasobów w Świnoujściu.
Wyzwaniem była jednak elastyczność funkcjonowania serwera, taka jak np. wprowadzanie kolejnych osób do zespołu czy zwiększanie wydajności serwera, lub np. przestrzeni dyskowej.
Dodam, że od początku funkcjonowania Ożóg FS współpracujemy ze spółką PC Soft, która opiekowała się naszym serwerem zdalnie. Wspólnie dokonaliśmy analizy naszych potrzeb i możliwości, jakie daje wykorzystanie chmury i okazało się, że jest to rozwiązanie wprost idealne dla nas. Przeniesienie do chmury Azure to duży skok ewolucyjny w rozwoju spółki. Chmura dała wszystkie możliwości, które już mieliśmy i wyeliminowała to, co było problematyczne.
A konkretnie?
Przede wszystkim, Azure jest w pełni elastyczne; nie ma żadnego problemu aktywacją i dezaktywacją wykorzystywanych licencji zależnie od naszych potrzeb. Wydajność serwera i udostępnione zasoby dostosowane są do obciążenia wynikającego z liczby pracowników pracujących na serwerze. Nawet czas pracy serwera, który jest fakturowany godzinowo, daje możliwość optymalizacji kosztów – płacimy tylko za wykorzystany efektywnie czas.
Co zadecydowało o wyborze SAGE nad inne rozwiązania klasy ERP?
W naszym przypadku od początku były to trzy kluczowe kwestie.
Pierwsza to możliwość raportowania. Struktura baz danych oraz zdefiniowane i dostępne raporty, które pozwoliły na zasilenie raportów zarządczych i zintegrowanie księgowości z raportowaniem operacyjnym było elementem, który zadecydował o wybraniu SAGE.
Kolejnym czynnikiem była możliwość integracji z różnymi rozwiązaniami zewnętrznymi. Przez ostatnie 10 lat dokonaliśmy kilkudziesięciu różnych wdrożeń polegających na integracji z systemem SAGE; od integracji z bankami do pełnej integracji z systemami workflow, czy nawet z systemami wystawiania faktur, które autorsko powstały w spółkach, które obsługujemy. Nigdy nie napotkaliśmy trudności we “wpięciu” się w system klienta.
Trzeci decydujący czynnik to możliwość wykorzystania platformy Azure, SAGE i Power BI tak, aby przygotować jeden wspólny i spójny system raportowania zarządczego on-line dla naszych spółek.
Czy dedykowane systemy księgowe, operujące w chmurze, stanowią dziś element przewagi konkurencyjnej?
Jak najbardziej. Kluczowe dla wszystkich podmiotów zaczyna być to, żeby znać swój biznes od podszewki i rozumieć, gdzie się zyskuje, a na jakich działaniach można stracić. A choć korzystanie z dedykowanego oprogramowania księgowego i automatyzującego to jeszcze nie standard, to jego ogromny potencjał jest trudny do przeszacowania – szczególnie w modelu chmurowym.
W jakich konkretnie obszarach chmura zwiększa przewagę nad konkurencją?
Chodzi tu przede wszystkim o automatyzację procesów, zwłaszcza tych rozbudowanych, które pochłaniają tysiące roboczogodzin i które są szczególnie narażone na błąd ludzki. W pracy księgowej to szczególnie istotne!
Z drugiej strony – technologia chmurowa to spora przewaga również w kontekście generowanych kosztów. Często zdarza się, że serwer on premise kupowany jest w wersji „na zaś”, bo zarząd musi myśleć 3-5 lat do przodu i zaplanować zużycie zasobów maszyny zgodnie z planami rozwoju. To są znaczne koszta – rzędu setek tysięcy złotych – a ryzyko przeszacowania lub niedoszacowania możliwości serwera jest spore; kupujemy na zapas, więc nie jesteśmy w stanie wykorzystać pełnej mocy obliczeniowej, a później, w sytuacji nagłego wzrostu obłożenia pracą, i tak brakuje zasobów.
Chmura pozwala nam zapomnieć o takich dylematach, bo możemy zarządzać dostępnymi zasobami niemal jednym kliknięciem, w dowolnym momencie. Daje nam to ogromną przewagę nad biurami, które z tej możliwości nie korzystają, ale również – dzięki wsparciu PC Softu i Azure – stanowi o naszej konkurencyjności z podmiotami już działającymi na ERP; elastyczność tych systemów pozwala bowiem rozbudowywać je zgodnie z kierunkiem i dynamiką naszego rozwoju.
Dziękujemy za rozmowę!
Dziękuję!
